Beispiel:
"Auszubildende müssen draußen bleiben" In Ihrem Unternehmen beschäftigen Sie auch mehrere Auszubildende. Diese begehren von Ihnen Einsicht in die Personalakte, die von Ihnen bei Auszubildenden generell abgelehnt wird.
Folge:
Auch Auszubildende haben das Recht, dass Ihnen auf Verlangen die Personalakte vollständig vorgelegt wird. Dieses gesetzliche Einsichtsrecht kann Ihr Mitarbeiter hierbei insbesondere jederzeit ausüben. Ein besonderer Anlass braucht nicht zu bestehen.
Beispiel: "
Einsicht ohne Anlass" Sie meinen, dass Ihr Auszubildender aber wenigstens einen besonderen Anlass für seine Akteneinsicht vorweisen muss.
Folge:
Das Recht, in die Personalakte Einsicht zu nehmen, bedarf keiner Begründung. Sie dürfen also als Arbeitgeber nicht vergessen, dass § 83 Absatz 1 BetrVG Ihrem Arbeitnehmer ohne besonderen Anlass das Recht gibt, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen.
Beachte:
Sie dürfen als Arbeitgeber auch nicht vergessen, dass dieses gesetzliche Einsichtsrecht auch die Befugnis des Arbeitnehmers einschließt, sich von seiner Personalakte insbesondere auch Notizen und Abschriften fertigen zu dürfen.
Arbeitgeber-Tipp:
Allerdings kann Ihr Mitarbeiter nicht die Überlassung oder die Erstellung eines Doppels seiner Personalakte verlangen. Etwaige Kosten der Einsichtsnahme dürfen Ihrem Arbeitnehmer hierbei allerdings nicht auferlegt werden. Der Arbeitnehmer kann die Einsicht auch einem Bevollmächtigten übertragen. § 83 Absatz 1 BetrVG schließt dieses Recht insbesondere nicht aus. Hierzu gehört auch das Recht des Arbeitnehmers, nach seiner Wahl den Betriebsrat oder ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung beizuziehen.
Beispiel:
"Betriebsrat unerwünscht" Sie lehnen es ab, dass Ihr Arbeitnehmer bei der Wahrnehmung seines Einsichtsrechts ein Betriebsratsmitglied beizieht, weil Sie befürchten, dass dieser seine hierdurch "gewonnenen" Informationen nicht für sich behält.
Folge:
Es ist Ihnen nicht erlaubt, die Beteiligung eines Betriebsratsmitglieds mit dieser Begründung abzulehnen, da der Betriebsrat gesetzlich einer besonderen Schweigepflicht über den Inhalt der Personalakte unterliegt und die Verletzung der Schweigepflicht strafbar ist (§ 120 Absatz 2 BetrVG). Zu beachten ist ferner, dass Sie Ihrem Arbeitnehmer das Einsichtsrecht insbesondere auch während der Arbeitszeit gewähren und in dieser Zeit auch die Vergütung fortzahlen müssen (§§ 39 Absatz 3 BetrVG, 616 Absatz 1 BGB).
Beispiel:
"Einsicht nur gegen Entgeltkürzung" Sie meinen, dass die Einsichtnahme während der Arbeitszeit nicht zulässig ist und wollen Ihrem Mitarbeiter "im Gegenzug" das Gehalt kürzen.
Folge:
Es ist Ihnen als Arbeitgeber nicht erlaubt, das gesetzliche Einsichtsrecht durch Gehaltskürzungen unzulässig einzuschränken. Allerdings müssen Sie während der Arbeitszeit keine zeitaufwendigen Abschriften zu gestatten. Diese muss Ihr Arbeitnehmer außerhalb seiner Arbeitszeit fertigen.
Beachte:
Die Modalitäten des Einsichtsrechts in Ihrem Betrieb können Sie durch eine Betriebsvereinbarung regeln. Allerdings besteht dann, wenn es bei den hierin zu regelnden Fragen um die Ordnung im Betrieb geht, ein Mitbestimmungsrecht Ihres Betriebsrats gemäß § 87 Absatz 1 Nr. 1 BetrVG.
Beachte:
Ihr Mitarbeiter hat das Recht, Beschwerden über den Inhalt der Personalakte entweder Ihnen als Arbeitgeber unmittelbar vorzutragen (§ 84 Absatz 1 BetrVG) oder aber den Betriebsrat einzuschalten (§ 85 Absatz 1 BetrVG). Kommt es bei Streitigkeiten zwischen den Beteiligten nicht zu einer einverständlichen Beurteilung der Beschwerde als berechtigt oder unberechtigt, kann der Arbeitnehmer dann natürlich auch rechtlich gegen Sie vorgehen.
Checkliste:
1.) Haben Sie daran gedacht, dass Sie nach dem AGG gesetzlich dazu verpflichtet sind, eine betriebliche Beschwerdestelle einzurichten?
Falls nein, sollten Sie dies unbedingt nachholen.
2.) Haben Sie bedacht, dass Sie nicht dazu verpflichtet sind, hierzu extra eine eigenständige Stelle (beispielsweise einen "Antidiskriminierungsbeauftragten") zu schaffen?
Wenn ja und Sie insbesondere keine institutionalisierte Beschwerdestelle einrichten wollen, haben Sie alles richtig gemacht.
3.) Haben Sie vergessen, gegenüber Ihren Mitarbeitern bekannt zu machen, wer in Ihrem Betrieb für die Entgegennahme von Beschwerden zuständig ist?
Wenn ja, sollten Sie unbedingt daran denken, dass Sie als Arbeitgeber gesetzlich für die Entgegennahme von Beschwerden zuständig sind.
4.) Haben Sie auch bedacht, dass Sie auch eine für die Entgegennahme von Beschwerden empfangsberechtigte Stelle auswählen müssen?
Wenn nein, sollten Sie unbedingt daran denken, dass Sie zwar an Mitarbeiter Ihres Betriebes, nicht aber an betriebsfremde Personen eine "Empfangsvollmacht" delegieren können.
5.) Haben Sie gewusst, dass sich die Beschwerdestelle gemäß § 13 AGG nur mit Beschwerden nach dem AGG befassen muss?
Wenn nein, sollten Sie nicht vergessen, dass es auch eine vergleichbare betriebsverfassungsrechtliche Beschwerdestelle nach § 84 Absatz 1 BetrVG gibt, aufgrund der sich Arbeitnehmer auch an Sie wegen anderer Beschwerdegründe (beispielsweise bei individuellen Beeinträchtigungen) wenden können.
