Darum geht es: Für Sie als Arbeitgeber ist es wichtig, dass Sie bei den neuen Techniken am Ball bleiben, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Gerade bei der Einführung und dem Ausbau neuer Techniken geht es in der Regel um Daten, die gesichert, verwertet und weitergeleitet werden. Dabei spielen auch die Bildschirmarbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter und deren PCs eine wichtige Rolle. Natürlich wird Ihr Betriebsrat bei solchen heißen Themen mitsprechen wollen. Die folgende Muster-Betriebsvereinbarung zeigt Ihnen an Beispiel eines neuen Personalinformationssystems, wie Sie dieses Thema mit Ihrem Betriebsrat aushandeln und anschließend regeln können.

Betriebsvereinbarung zwischen der Firma ............................................................. vertreten durch den

Vorsitzenden der Geschäftsleitung (im Folgenden: die Firma)

und dem Betriebsrat ................................................... vertreten durch den/die Vorsitzende/n über

Datenerhebung in Personalinformationssystemen.

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1. Die Vereinbarung regelt Erwerb und Einsatz betrieblicher Informationssysteme in der Firma ....... sowie in allen Zweigbetrieben des Unternehmens in ....
2. Sie gilt für alle Mitarbeiter, die an Bildschirmarbeitsplätzen oder computergestützten Werkzeugmaschinen oder ähnlichen Maschinen beschäftigt sind.
3. Die Vereinbarung erfasst Daten aus früheren, bestehenden und zukünftigen Arbeitsverhältnissen, ebenso Daten von Bewerbern oder Angehörigen der Arbeitnehmer oder Bewerbern. Ausgenommen sind Auszubildende, Praktikanten, Werkstudenten, Volontäre sowie Werksangehörige, die auf Grund von Sondervereinbarungen beschäftigt sind, die über den Rahmen der Tarifverträge hinausgehen.
4. Die Vereinbarung regelt die Einführung neuer und die Änderung bestehender Techniken sowie die Änderung der Arbeitsorganisation, insbesondere die Einführung, wesentliche Erweiterung und/oder Änderung computergestützter Informations-, Kommunikations- und Dispositionssysteme.
5. Die Vereinbarung regelt ebenfalls den Einsatz von Arbeitsplatzcomputern im Betrieb.

§ 2 Grundsätze zur Personaldatenverarbeitung

1. Bei der Verarbeitung von Personaldaten ist das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter und Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu beachten. Das bedeutet, dass nicht tiefer in die Persönlichkeitssphäre der Mitarbeiter einzudringen ist, als es im Rahmen der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
2. Darüber hinaus ist das berechtigte Interesse der Firma zu berücksichtigen, wonach die Personaldatenverarbeitung in wirtschaftlich sinnvoller Weise im Rahmen der technischen Möglichkeiten durchgeführt werden muss.
3. Das Erheben, Verarbeiten und Auswerten personenbezogener Daten durch personaldatenverarbeitende Systeme erfolgt nur, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Abwicklung und Dokumentation von Arbeitsverhältnissen sowie zur Erfüllung von durch Rechtsvorschriften begründeten Verpflichtungen oder zum Erstellen von eindeutig anonymisierten Auswertungen erforderlich ist.
4. Der Zweck der jeweiligen Anwendung wird dokumentiert. Systeme, die Personaldaten verarbeiten, dürfen nicht zu dem Zweck eingesetzt werden, personenbezogene Daten auf Vorrat, das heißt für einen noch nicht bestimmten oder bestimmbaren Zweck zu erheben, zu verarbeiten oder auszuwerten. Sensible Persönlichkeitsdaten, beispielsweise über die religiöse oder politische Gesinnung, werden nicht erhoben. Daten über die Zugehörigkeit zu Religionsgemeinschaften, Parteien oder politischen Vereinigungen dürfen nur verarbeitet werden, soweit dies durch eine Rechtsvorschrift ausdrücklich angeordnet wird.
5. Eine automatisierte Verknüpfung von Daten der Mitarbeiter zum Zweck der Erstellung von Persönlichkeitsprofilen findet nicht statt.
6. Personaldaten sollen nicht länger als erforderlich auf maschinell verwertbaren Datenträgern gespeichert werden. Die erforderlichen Festlegungen werden unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben, betrieblicher Erfordernisse, Nachweispflichten gegenüber dem einzelnen Mitarbeiter sowie der verfügbaren alternativen Form der Datenspeicherung gemeinsam mit dem Gesamtbetriebsrat vorgenommen.
7. Unzulässig gespeicherte Daten dürfen weder weiterverarbeitet noch ausgewertet werden. Sie sind umgehend zu löschen. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des Gesamtbetriebsrats.

§ 3 Erheben, Verarbeiten und Nutzen von Mitarbeiterdaten

1. Die Firma darf personenbezogene Daten nur speichern, verändern, übermitteln oder nutzen, sofern dies zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Arbeitsverhältnissen erforderlich ist oder von einer Rechtsvorschrift erlaubt oder gefordert wird.
2. Die zu verarbeitenden Daten werden zu Zwecken der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie zur Erstellung der Statistiken und Auflistungen gemäß den nachfolgenden Bestimmungen benutzt und gespeichert. Sie dürfen nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verwertet werden.

§ 4 Speicherung von Daten (Datenarten) Folgende Datenarten dürfen erhoben, verarbeitet und genutzt werden:

• Vorname und Name des Mitarbeiters
• Anschrift des Mitarbeiters
• Telefonanschluß des Mitarbeiters (privat)
• Telefonnebenstelle des Mitarbeiters im Betrieb
• Telefax-Anschluss des Mitarbeiters
• Personalstammnummer
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Datum des Beschäftigungsendes
• Ruhestand
• Kündigung
• Vertragsaufhebung des Beschäftigungsverhältnisses
• Gehalts-/Lohngruppe
• Urlaubsanspruch (in Tagen)

§ 5 Leistungs- und Verhaltenskontrollen

1.  Die Auswertung von personenbezogenen Daten, die aus Leistungs- oder Verhaltenskontrollen gewonnen wurden, ist nur insoweit zulässig, als die regelmäßige Lohn- oder Gehaltsbemessung auf anderem Wege nicht erfolgen kann. Die ausgewerteten Daten dürfen nur für die jeweils erforderliche Lohn- oder Gehaltsbemessung verwendet werden und sind zu löschen, sobald und soweit die Daten nach Erstellung der Lohn- oder Gehaltsabrechnung nicht mehr benötigt werden. Diese Verwendungsbindung gilt für jede Form der Auswertung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern, gleich, ob diese computergestützt oder in sonstiger Weise erfolgt.
2. Folgende mitarbeiterbezogene Daten dürfen zu Kontrollen erhoben, verarbeitet oder in sonstiger Weise benutzt werden: " Identifikationskennzeichen (zum Beispiel Passwort, Personalnummer), " Protokolldaten zu einzelnen Arbeitsschritten und -zeiten, " jede Kombination der Auswertung von Daten eines oder mehrerer Arbeitnehmer, " Daten über unberechtigte Zugriffe auf Systemteile durch Dritte über das Passwort eines Arbeitnehmers oder durch den Arbeitnehmer selbst

§ 6 Bildschirmarbeitsplätze

1. Ein Bildschirmarbeitsplatz ist ein Arbeitsplatz, bei dem die mit und an Bildschirmgeräten zu erledigenden Arbeitsvorgänge für die gesamte Tätigkeit der Mitarbeiter bestimmend sind. Sie muss zu mindestens 50 % die tägliche Arbeit vorgeben. Die Firma trägt dafür Sorge, dass nicht nur ausschließlich Bildschirmarbeitsplätze sondern so genannte Misch-Arbeitsplätze eingerichtet werden, an denen Tätigkeiten ohne Nutzung des Bildschirms durchgeführt werden. Nicht als Bildschirm im Sinne dieser Betriebsvereinbarung anerkannt sind, TV-Geräte, sonstige Monitore, Digitalanzeigegeräte oder vergleichbare Anzeige- oder Überwachungsgeräte.
2. Die Ausstattung und Gestaltung der Bildschirmarbeitsplätze muss den Vorgaben der EG-Richtlinie entsprechen, ebenso die Gesundheitsvorsorge.
3. Bei Arbeiten an Bildschirmgeräten haben die Mitarbeiter regelmäßig Unterbrechung selbstständig durchzuführen.

§ 7 Nutzung der Arbeitsplatzcomputer

1. Auf Arbeitsplatzcomputern dürfen nur Programme eingesetzt werden, die in der Anlage zu dieser Vereinbarung beschrieben sind - und als solche - zur Erfüllung der Funktionen des Arbeitsplatzes erforderlich sind.
2. Der Einsatz von anderen Programmen oder nicht in der Anlage aufgeführten Programmen ist unzulässig. Durch in der Anlage zu dieser Vereinbarung festgelegte Sicherheitssoftware ist zu gewährleisten, dass die Systemsoftware des Arbeitsplatzes nicht durch Zugriff erreicht und umgangen werden kann.
3. Personenbezogene Daten dürfen in einem Arbeitsplatzcomputer nur verarbeitet werden, wenn diese Daten für die Erfüllung der in der Anlage zu dieser Vereinbarung festgelegten Funktionen erforderlich sind.
4. Die Benutzung privater Personalcomputer am Arbeitsplatz oder zu Hause für dienstliche Zwecke ist unzulässig. Datenträger dürfen von Mitarbeitern nicht zur Bearbeitung mit nach Hause genommen werden.

§ 8 Personenbezogene Datenverarbeitung durch den Betriebsrat

1.  Der Betriebsrat ist berechtigt, zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten von Mitarbeitern zu erheben, zu verarbeiten und in sonstiger Weise zu nutzen. Er ist hierbei an das geltende Recht zum Schutz personenbezogener Daten gebunden, auch hinsichtlich der durchzuführenden Datensicherungsmaßnahmen.
2.  Der Betriebsrat hat bei der Verarbeitung der genannten Daten das Datengeheimnis einzuhalten und wird alle Mitglieder entsprechend verpflichten. Soweit personenbezogene Daten erhoben oder in sonstiger Weise genutzt werden, ist der Betriebsrat in gleicher Weise gegenüber Dritten zur Verschwiegenheit verpflichtet,
3. Der Betriebsrat teilt der Firma alle geführten Dateien zwecks Aufnahme in die dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung zu stellenden Dateiübersicht mit. Hierzu gehören Angaben über
   eingesetzte Datenverarbeitungsanlagen
   Bezeichnung und Art der Dateien
   Art der gespeicherten Daten
   Betriebsratsaufgaben, zu deren Erfüllung die Kenntnis dieser Daten erforderlich ist
   regelmäßige Übermittlungsempfänger
   zugriffsberechtigte Personen oder Personengruppen
4. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist nicht berechtigt, die ihm vom Betriebsrat übergebene Dateiübersicht der Firma offen zu legen.
5. Der Betriebsrat wird der Firma alle personenbezogenen Daten umgehend und vollständig zur Verfügung stellen, wenn und soweit betroffene Mitarbeiter über die Verarbeitung ihrer Daten Auskunft oder deren Berichtigung, Sperrung oder Löschung verlangen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Umstand, dass der Betriebsrat datenschutzrechtlich als Teil der Speicherstelle gilt und deshalb die Firma für die personenbezogene Datenverarbeitung des Betriebsrats datenschutzrechtlich - und haftungsrechtlich - einzustehen hat. Der Betriebsrat haftet gegenüber der Firma in vollem Umfang für die datenschutzgerechte Durchführung seiner personenbezogenen Datenverarbeitung sowie für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten.

§ 9 Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

1. Die Firma wird den Betriebsrat über Maßnahmen während der Planung und Realisierung der technischen Systeme rechtzeitig und umfassend informieren. Die Unterrichtung des Betriebsrats hat nach Vorliegen eines Planungsvorhabens so rechtzeitig zu erfolgen, dass die vom Betriebsrat vorgebrachten Anregungen und Bedenken noch bei der Planung berücksichtigt werden können.
2. Die Unterrichtung des Betriebsrats hat sich hierbei auf folgende Informationen zu erstrecken: " Ziel und Umfang der Planungen, " geplante Bauten (etwa Rechenzentrum mit Zugangssicherungen) und/oder Veränderungen von Bauten, " geplante technische Anlagen (etwa Rechnernetze, Maschinensteuerung) und/oder wesentliche Veränderungen solcher Anlagen, " geplante Veränderungen der Arbeitsinhalte und -abläufe, - Auswirkungen der Planungsvorhaben auf die Art der Arbeit und Arbeitsumgebung sowie auf den Personalbedarf einschließlich der Qualifikationsanforderungen
3. Betriebsrat und Firma sind sich darüber einig, dass personelle und soziale Auswirkungen mit dem Betriebsrat so rechtzeitig wie möglich zu beraten und zu regeln

§ 10 Kontrollrechte des Betriebsrats

1. Der Betriebsrat ist berechtigt, die vollständigen Systemunterlagen in ihrem aktuellen Stand einzusehen und sich erläutern zu lassen, insbesondere auch das Anwenderhandbuch des Software-Herstellers, die Programmbeschreibung und die Abfragebibliothek.
2. Zur Erfüllung dieser Kontrollrechte wird dem Betriebsratsvorsitzenden sowie einem zu benennenden Betriebsratsmitglied ein Einsichtsrecht in die bestehenden Systeme gewährt.

§ 11 Schlussbestimmungen

1. Die Betriebsvereinbarung tritt am ... in Kraft. 3. Sie kann mit einer Frist von ... Monaten zum Monatsende/Quartalsende gekündigt werden.